عنوان مقاله: الگــوی منطقی برای ارزیابی سازمان و برنامه ها
مولف/مترجم: یزدان محمدبیگی خورتابسرا
موضوع: ارزیابی عملکرد
سال انتشار(میلادی): 2004
وضعیت: تمام متن
منبع: ماهنامه تدبیر-سال چهاردهم-شماره144
تهیه و تنظیم: پایگاه مقالات مدیریت  www.system.parsiblog.com
مقدمه: اساساً سازمانها باتوجه به ماموریت خویش مبادرت به تعیین اهداف (GOALS) می کنند. هریک از این اهداف به اهداف پیامدی (IVES) تبدیل می شوند و سپس براساس آنها،& راهبردها و برنامه های عملیاتی تعیین می شود. برنامه های مزبور روشهای سازماندهی شده ای برای خدمات دهی مشخص به موکلان شامل ارباب رجوع، مشتریان، بیماران و غیره است. به منظور کسب اطمینان از سودمندی برنامه ها لازم است به ارزیابی آنها پرداخت. در سازمانهای سودجو یک برنامه اغلب تلاشی یکباره برای تولید یک محصول جدید یا سلسله ای ازمحصولات است.
ارزیابی برنامه جمع آوری اطلاعات به صـــورت دقیق درباره یک برنامه یا برخی جنبه های یک برنامه به منظور تصمیم سازی لازم در زمینه برنامه است. در یک برنامه 35 نوع ارزیابی وجود دارد که برخی از آنها عبارتند از: نیازسنجــی، اعتبارسنجی، تجزیه و تحلیل هزینه / فایده، اثربخشی، و کارایی مبتنی بر هدف، فرایند، نتایج و از این قبیل. نوع ارزیابی مورداستفاده برای بهبود برنامه بستگی به آن دارد که خواهان درک چه چیزی درمورد برنامه باشیم. مهم آن است که به چه اطلاعاتی در تصمیم گیری نیـــــاز داریم و اینکه چگونه می توان اطلاعات مزبور را جمع آوری کرد.

مزایای ارزیابی
1 - درک و بازبینی میزان بهبود تاثیر محصول یا خدمات بر مشتریان یا ارباب رجوع؛
2 - بهبودساز و کارهای ارائه به طور کارآمد و با حداقل هزینه؛
3 - تحقیق درمورد آنچه که واقعاً انجام می شود به جـــــای آن چیزی که فکر می کنیم انجام می شود؛
4 - بررسی خط مشی کلی برنامه، اهداف، چگونگی دستیابی به اهداف و وضعیت تحقق اهداف؛
5 - ارائه اطلاعات به منظور اطلاع رسانی در زمینه چگونگی انجام فعالیتها به عموم یا اعضای اتحادیه ها؛
6 - انجام مقایسه معتبر بین برنامه ها برای تصمیم گیری درمورد اولویتهای آینده؛
7 - کسب تجربه به منظور مشخص ساختن برنامه های قابل تکرار.

روشهای ارزیابی برنامه
ارزیابی مبتنی بر هدف: ارزیابی میزان دستیابی برنامه به اهداف از پیش تعیین شده است؛
ارزیابی مبتنی بر فرایند: ارزیابی به منظور درک چگونگی اجرای برنامه و نقاط ضعف و قوت آن؛
ارزیابی مبتنی بر پیامد: تعیین منافع حاصله برای ارباب رجوع، کارکنان، و دیگر ذینفعان.
هدف عمده در انتخاب روش ارزیابی، دسترسی بــــــه اطلاعات سودمند برای تصمیم گیرندگان کلیدی به صورتی ارزشمند و واقع گرایانه است. در این زمینه سوالات زیر قابل توجه است:
1 - چه اطلاعاتی برای تصمیم گیری درمورد یک محصول یا برنامه موردنیاز است؟
2 - چگونه می توان اطلاعات مزبور را با هزینه پایین و به طور عملی ازطرقی همچون پرسشنامه ها، ممیزی و چک لیست جمع آوری کرد؟
3 - چگونه می توان دقت و صحت اطلاعات را تشخیص داد؟
4 - آیا روش تمامی اطلاعات لازم را دراختیار می گذارد؟
5 - درصورت نیاز به اطلاعات بیشتر، چه روشهای دیگری را باید و می توان به روش مزبور افزود؟
6 - آیا اطلاعــــــات پدیدار شده برای تصمیم گیرندگان، سرمایه گذاران و مدیران عالی رتبه موثق است؟
7 - آیا ویژگی مخاطبان در گزینش روش موثر است؟
8 - چه کسی توانایی نظارت بر روش را داراست؟
9 - تجزیه و تحلیل اطلاعات چگونه صورت می گیرد؟
سطوح چهارگانه ارزیابی
چهار سطح ارزیابی اطلاعات حاصله از ارباب رجوع وجود دارد که عبارتند از:
واکنش و احساس ارباب رجوع درقبال برنامه؛ یادگیری (بهبود گرایش، آگاهی یا دانش)؛
تغییر در مهارتها (عملی ساختن یادگیری برای بهبود رفتار)؛
اثربخشی (بهبود عملکرد بخاطر بهبود رفتار).
متاسفانه جمع آوری اطلاعات قابل استناد درباره اثربخشی با دشواری همراه است. در این زمینه اطلاعات مربوط به یادگیری و تغییرایجاد شده در مهارتها بسیار سودمند است.

الگوی منطقی
الگوی منطقی (LOGIC MODEL) عبارت است از نمایش جریان مواد و فرایندهای لازم برای دستیابــی به نتایج مطلوب سازمان یا برنامه های اجرایی مربوط به آن. براین اساس، این الگو عبــارت است از نمایش ترتیبی از طرح ریزی برنامه، اجرا و ارزیابی که در آن، تمامی عناصری که بر افراد و اتحادیه تاثیر مثبت می گذارند موردشناسایی قرار می گیرند. این الگو دارای فواید بسیاری برای سازمانها به منظور سازماندهی طرح ریزی و تحلیل سازمان و برنامه های اجرایی مربوط به آن است. همچنین، در شرایطی که ارزیابی مبتنی بر پیامدها یا اثرات برنامه ها مدنظر باشد، می توان از این الگو استفاده کرد. همچنین، از این الگو می توان برای توجیه برنامه های اجرایی و تشریح مزایا و فواید آن سود جست.
درهنگام استفاده از الگوی مزبور باید به اهم موارد موجود در سازمان یا برنامه توجه داشت و از تاکید بر موارد حاشیه ای یا ویژه اجتناب کرد به عنوان مثال، نباید ازاین الگو فقط در زمانی ویژه یا برای بخشی از برنامه های سازمانی استفاده کرد. درهر صورت، می توان با استفاده از الگوهای منطقی فعالیتهایی را که در برنامه یا سازمان اتفاق می افتند تحلیل و تشریح کرد و نتایج موردانتظار اربــاب رجوع یا اتحادیه های صنفی و دیگر ذینفعان سازمان را به تصویر کشید.
الگوی منطقی باید بتواند تمایز و تفکیک لازم را بین برنامه های مختلف ایجاد کند. در بهترین شرایط، یک الگوی منطقی دارای جزئیاتی به میزان یک صفحه یا حداکثر دو صفحه معمولی است. سطح جزییات باید فهم و درک کافی را برای خواننده ایجاد کند و بتواند موارد اصلی موثر را بر سازمان و برنامه های آن مشخص سازد. همچنین، الگوی مزبور باید بتواند اتفاقات موجود در ورودیها، خروجیهای متفاوت مربوط به نتایج برنامه و منافع یا اثراتی را که گروهها از آن بهره مند می شوند مشخص کند. محتوای الگوهای منطقی برنامه در اغلب موارد صریحتر از الگوهای مربوط به سازمان است.
 
تعریف اصطلاحات اساسی: به طور ویژه الگوهای منطقی بر ورودیها، فرایندها، خروجیها و پیامدهای مربوط به یک سازمان و برنامه های آن تاکید می ورزد. درک درست مفهوم این واژه ها از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

ورودیها: شامل موادی است که سازمان یا برنامه در فرایندهای خود برای ایجاد نتایج مطلوب سازمان مورداستفاده قرار می دهد. از انواع مختلف ورودیها می توان به مواردی همچون: نیروی انسانی، پول، تجهیزات، تسهیلات و تاسیسات، تدارکات، ایده های افراد، زمان نیروی انسانی اشاره کرد. همچنین، ورودیها را می توان به عنوان مهمترین نیروهای موثر بر سازمان یا برنامه های آن به حساب آورد.

فرایندها: به منظور دستکاری یا تبدیل و تنظیم اقلام در راستای تولید نتایج مطلوب توسط سازمان یا برنامـــه های آن مورداستفاده قرار می گیرند. فرایندها در محدوده ای بین گذاشتن کاغذ بر روی میز برای طراحی شاتل تا برخاستن آن را دربرمی گیرد.

خروجیها: به طور معمول، خروجیها نتایج مشهود فرایندهای اساســـی در سازمان یا برنامه های آن هستند. در اغلب موارد، خروجیها با تعداد همراه هستند که به عنوان مثال می توان به مواردی همچون: تعداد افرادی که در یک آزمون پذیرفته یا مردود شده اند، تعداد دوره های برگزار شده آزمونهای برگزار شده و تعداد استادان به کار گرفته شده در برنامه اشاره کرد.

پیامدها: پیامدها اثرات (از روی امیدواری مثبت) مربوط به افرادی است که سازمان به دنبال سود رساندن به آنان از طریق اجرای برنامه ها است. درهریک از مراحل یک الگوی منطقی موارد مندرج در جدول شماره یک موردتوجه قرار گرفته است.
مفروضات و پنداشته ها عبارتند از باورهایی که ما درباره برنامه، افراد، محیط داریم و دربرگیرنده نحوه تفکر و رویکردهای ما در زمینه برنامه است. عوامل خارجی نیز محیطی است که در آن، برنامه های مزبور مجموعه ای از عوامل خارجی مرتبط با فعالیتهای برنامه را شامل می شوند.
 
جدول شماره 2، به دنبال به تصویر کشیدن بهتر ماهیت ورودیها، فرایندها، خروجیها و پیامدهای یک برنامه است. این الگوی منطقی برای سازمانی با عنوان «مرکز خودآموزی» طراحی شده است. الگوهای منطقی مربوط به برنامه ها در اغلب موارد بسیار جزیی نگرانه است. باید توجه داشت که یک الگوی منطقی باید جامع و توصیفی باشد.

اجرای گام به گام الگوی منطقی
گام اول:
تعیین برنامه ای که باید موردارزیابی قرار گیرد؛
تبیین مقاصد اجرای برنامه ارزیابی و چگونگی استفاده از نتایج؛
تبیین اهداف غایی یا پیامدهای موردانتظار؛
تعیین شاخصها و نمایانگرهایـــــی برای اندازه گیری و سنجش مهارتهای اساسی.
گام دوم:
تشریح اهداف غایی و پیامدهای برنامه.
گام سوم:
مشروعیت بخشیدن به ارزیابی برنامه ازطریق هماهنگی با ارباب رجوع، مدیران و کارکنان؛
ایجاد آگاهی در زمینه برنامه موردنظر؛
انگیزه بخشیدن به افراد برای همکاری در برنامه.
گام چهارم:
تعیین داده های موجود؛
تعیین داده های موردنیاز؛
انتخاب معیارهای موردتوجه در فرمهای ارزیابی؛
ایجاد فرم ارزیابی؛
بررسی روایی فرم ازطریق انجام ارزیابی آزمایشی؛
تایید یا اصلاح فرم.
گام پنجم:
تکثیر و شماره گذاری فرمهای ارزیابی؛
توزیع؛
ورود داده ها توسط ارزیابها.
گام ششم:
جمع آوری فرمهای تکمیل شده؛
ورود داده های مربوط به هر فرم؛
دسته بندی داده ها براساس فرد، تاریخ؛
تحلیل و تفسیر داده ها؛
استنتاج کلی.
گام هفتم:
تنظیم گزارش به صورت زیر:
1 - تشریح برنامه (اطلاعات مربوط به ورودی)
نام و عنوان برنامه؛
محل و زمان انجام برنامه؛
مسئول اجرای برنامه؛
منابع مورداستفاده در برنامه:
تعداد کارکنان و داوطلبان درگیر در برنامه؛
نوع تجهیزات مورداستفاده در اجرای برنامه؛
هزینه های اجرایی برنامه.
اهداف غایی برنامه. به عنوان نمونه دراین مثال:
مهارتهای اساسی قابل دستیابی؛
محتوای موردنظر برای یادگیری؛
علل گزینش مهارتهای اساسی و محتوا
2 - گزارش گیری عددی و شماتیک از مهارتهای اساسی به دست آمده
3 - مشخص کردن تعداد پاسخگویان و نرخ پاسخگویی، زمان اجرای برنامه و تعداد جلسات پیگیری
4 - ارائه خلاصه ای از تغییرات ایجاد شده در مهارتهای اساسی به صورت زیر:
توجه به نتایج و پاسخگویی به برخی پرسشها در زمینه اهداف غایی و پیامدهای برنامه ها. به عنوان نمونه در مثال مزبور:
تعیین آن دسته از مهارتهای کلیدی که با بهبود چشمگیری همراه بوده اند.
تعیین آن دسته از مهارتهای کلیدی که تغییر چندانی نداشته اند.
تعیین میزان همبستگی بین مهارتهای کلیدی
5 - ارائه نتایج برنامه با توجه به موارد زیر:

+ مخاطبان گزارش نیازهای مخاطبان
چگونگی ارائه گزارش به سمع یا نظر مخاطبان.
6 - توجه به نکات کلیدی زیر در تنظیم و ارائه گزارش:
اجتنــــاب از استعمال واژه های فنی و دست و پاگیر؛
استفاده از سبک محاوره ای؛
اجتناب از عبارات طولانی؛
محدودکردن عبارات انفعالی؛
رعایت دستورات گرامری؛
همکاری گروهی در گزارش نویسی؛
درنظر گرفتن زمان مناسب برای تکمیل گزارش؛
استفاده از نمودارها، جداول و جملات مختصر و مفید.
گام هشتم:
پاسخگویی به پرسشهای کلیدی زیر:
آیا برنامه دیگری برای دستیابی به اهداف موردنظر لازم است؟
آیا تمامی منابع مورداستفاده در ورودیها ضروری بودند؟
آیــــا برای دستیابی به پیامدها و اثرات برنامه های آینده به خروجیهای متفاوتی نیاز داریم؟
آیا در برنامه های آینده به پیامدها و اثرات دیگری نیازمندیم؟

منابع:
1 - CARTER MCNAMARA, BASIC GUIDE TO PROGRAM EVALUATION, MBA, FEB 16, 1998.
2 -MARY E. ARNOLD, BE “LOGICAL” ABOUT PROGRAM EVALUATION: BEGIN WITH LEARNING ASSESSMENT, OREGON STATE UNIVERSITY, JOURNAL OF EXTENSION, JUNE 2002, VOLUME 4, NUMBER 3.
3 - GARY OSTROSKE, INVESTING IN RESULTS, PRESIDENT AND CPO, UNITED WAY FOR THE GREATER NEW ORLEANS AREA, NEW ORLEANS, UNITED WAY OF AMERICA’S EXECUTIVE NEWSLETTER, OCTOBER 6, 1997.
4 - LIFE SKILLS EVALUATION SYSTEM, MEASURING GROWTH IN LIFE SKILLS FOR YOUTH AND FAMILY PROGRAMS, OCTOBER 30, 2001.
5 - ELLEN TAYLOR-POWELL, LOGIC MODEL WORKSHOP, UNIVERSITY OF WISCONSIN-EXTENSION COOPERATIVE EXTENSIION PROGRAM DEVELOPMENT & EVALUATION, DECEMBER5, 2001.
6 - VAN LEPTHIEN, MODEL DRIVEN ARCHITECTURE (MDA) AND GENERATIVE PROGRAMMING.