عنوان مقاله: مدیریت تغییر فناوری
مولف/مترجم: ترجمه: مهدیه خسروی
موضوع: مدیریت تغییر
سال انتشار(میلادی): 2008
وضعیت: تمام متن
منبع: www.projectperfect.com.au
تهیه و تنظیم: پایگاه مقالات مدیریت  www.SYSTEM.parsiblog.com
چکیده: این نوشتار نگاهی است هدفمند به تغییراتی که فناوری در مدیریت ایجاد می‌کند. مباحثی که در اینجا مطرح می‌شود عبارت‌اند از:
- منظور ازتغییرات ناشی از فناوری در مدیریت چیست؟
- این تغییرات چه جایگاهی در سیستم فناوری اطلاعات یک شرکت دارد؟
- چه نوع از سرمایه‌گذاری برای بازگشت سرمایه و کاهش هزینه‌های مالکیت مناسب است؟
- تصمیم‌گیری مدیریت در زمینه سرمایه‌گذاری روی فناوری باید چگونه باشد؟
- تحلیل عوامل مختلف در ارزیابی فناوری و پیشنهاد مسیرهای مناسب و بیان عواملی که با آنها فناوری موفقیت را برای مدیریت به ارمغان می‌آورد.

فواید تغییرات ناشی از فناوری در مدیریت
به برنامه TCM (TECHNOLOGY CHANGE MANAGEMENT) می‌توان به عنوان رویه‌ای برای یک سرمایه‌گذاری نگاه کرد. در یک برنامه TCM باید آخرین تغییرات روز در عرصه فناوری به طور مداوم مورد ارزیابی قرار گیرند و با تکیه بر آنها پاسخی درخور به تقاضاهای مشتریان ارائه شود. به این طریق اطمینان حاصل می‌شود که تمام سرمایه‌گذاریهای انجام شده توسط بخش IT یک سازمان موفقیت‌آمیز خواهد بود. بنابراین به مدد آخرین پیشرفتهای عرصه فناوری بر ارزش مشتریان افزوده خواهد شد؛ چرا که خدمات و محصولات ارائه شده به شیوه‌هایی خلق می‌شوند که برای کاربران مانوس‌تر باشند.
تحلیل نتیجه
هر گاه سازمانی در صدد اجرای یک تغییر با کمک فناوری، ارتقای محصول و یا انتقال فناوری برآید، اولین گام انجام یک تحلیل روی نتایج و آثار آن پیش از وقوع است. چنین تحلیلی در واقع به دنبال یافتن پاسخی برای پرسشهای زیر است:
الف) به چه دلایلی چنین تغییر یا تغییرهایی مورد نیاز است؟
ب) چه پتانسیل‌هایی برای اجرای آن تغییر(ها) لازم است؟
پ) هزینه تحقق این تغییر(ها) چه میزان خواهد بود؟
ت) مزایای ناشی از این تغییر(ها) چیست؟
ث) آیا با نیازهای ما و خواسته‌های موجود تناسب دارد؟ در صورت ایجاد این تغییر چه دستاوردهایی حاصل می‌شود؟
ج) کدام واحد در بهترین جایگاه برای تحقق و اجرای این تغییر است؟
چ) چه موقع بازگشت سرمایه حاصل خواهد شد؟
ح) چه سیستم‌های دیگری تحت تاثیر این تغییر یا تغییرها قرار خواهند گرفت؟
با اجرای این تحلیل یک دیدگاه کلی حاصل می‌شود که نشان خواهد داد آیا تغییر باید ایجاد شود یا خیر؟ بنابراین بسیار ارزشمند است که قبل از اخذ هر تصمیمی زمان کافی به تحلیل نتایج قابل پیش‌بینی اختصاص داده شود.
 
 
 
گرایش بازار به فناوری
هر گاه سازمانی در موقعیت نهایی‌سازی یک فناوری قرار گیرد، ارزش آن را دارد که به گرایشهای موجود در بازار نگاهی داشته باشد. به این ترتیب شواهدی در اختیارش قرار می‌گیرد، مبنی بر اینکه آیا آن فناوری خاص ارزش استفاده دارد؟ این فناوری به چه درجه‌ای از تکامل رسیده است؟ آیا فناوری مذکور نوظهور بوده یا دارای قدمت است؟ یافتن پاسخ مناسب برای این سؤالها سبب کسب آگاهی از آخرین تمایلات و گرایشهای موجود در بازار می‌شود.
تعیین رهبران پیشرو
تشخیص اینکه چه کسانی در بازار در راس قرار دارند و چه کسانی حرف اول را در ارائه فناوری مورد نظر می‌زنند، بسیار مهم و کلیدی است. چه کسانی و چه عواملی خواستها و نیازها را تعیین می‌کنند و چه کسی از فواید حاصل سود می‌برد؟ همچنین باید به مخترعان، اولین استفاده کنندگان، مهره‌های کلیدی و نیز آنهایی که در این زمینه عقب مانده‌اند، توجه شود. به عنوان مثال SAP در فناوریهای ERP پیشگام است. مایکروسافت سردمدار رایانه‌های رومیزی است، در حالی‌که IBM و BEA در Java/J2EE مبتنی بر فناوری SDA رقیب یکدیگرند. در زمینه وب هم شرکت گوگل با شرکت مایکروسافت در رقابتی فشرده به سر می‌برد.
همه نمونه‌های مطرح شده در بالا مثالهایی کلی بودند. ایده همگامی با پیشگامان و رهبران یک عرصه با هدف دستیابی به نتایج بهتر پایه‌گذاری شده است. به این ترتیب نه تنها نسبت به آخرین ویژگیها و خصیصه‌های آن فناوری آگاهی حاصل می‌شود، بلکه حمایت بهتری هم ایجاد خواهد شد. در ضمن باید بررسی شود که آیا این ویژگیهای نوین برای سازمان مثمر و مفید خواهند بود و نیز برای بهره‌برداری از آنها چه بهای اضافه‌ای باید پرداخته شود؟ این کاملاً به نیازها و خواسته‌هایی که از آن کسب و کار انتظار می‌رود بستگی دارد. باید دید که چه میزان از رشد در آن کسب و کار مشاهده می‌شود؟ میزان سرمایه‌گذاری در چه حد است؟ و اصلاً خود آن کسب و کار در چه حد و اندازه‌ای است.
پذیرش تغییرات
پذیرش تغییرها با خط مشی‌ای آغاز می‌شود که استراتژی نام دارد.
_ آیا مدیریت در صدد ایجاد تغییرات لازم است؟
_ آیا سازمان مایل به پذیرش آخرین فناوری هست؟
همه اینها بستگی به توان و پتانسیل مورد نیاز، هزینه‌ها و به علاوه منافعی که فناوری نوین با خود به همراه می‌آورد دارد. از طرفی هم نشاندهنده پویایی و بازده یک سازمان در گسترش سریع آن شیوه نوین، استراتژی آماده‌سازی برای ورود به عرصه رقابت در بازار، زمان‌بندی و نیز سرعت تعقیب بازار است.
ارزیابی فناوری
در ادامه ده معیار ذکر شده است که در ارزیابی فنــاوری باید مورد توجه قرار گـیرند. این معــیارها همچنین در مورد ارزیابی فروش هم قــابل اعمال است. نتایج نهایی ارزیابی، بسته‌ای استراتژیک است که مورد استفاده بخش IT قرار می‌گیرد.‌
1 - مقیاس‌پذیری
در واقع معیاری است از اینکه آیا این کاربرد جدید در روی ماشین‌های مختلف که در مکانهای مجزا از هم قرار گرفته‌اند قابل پیاده‌سازی است. به این ترتیب می‌توان اطمینان حاصل کرد که در صورت توسعه کسب و کار، می‌توان سخت‌افزارهای اضافی در قسمتهای مختلف به گونه‌ای نصب کرد، بدون اینکه روی عملکرد سیستم تاثیر نامطلوب داشته باشد. بدون تغییر کاربرد و تنها از طریق افزودن توانایی سخت‌افزاری بخشهای مختلف می‌توان ظرفیت کاری سیستم را افزایش داد. پس سوال مطرح این است که «آیا می‌توان قطعات جدید را به‌دور از ایجاد نقص در عملکرد روی ماشین‌های گوناگون نصب کرد؟»
2 - قابلیت توسعه
در واقع این قابلیت مبین آن است که آیا کاربرد مورد نظر، قابلیت توسعه را دارد، به نحوی که در صورت لزوم بر ظرفیت کاری افزوده شود؟ در واقع هدف دستیابی به حجم کاری بیشتر توام با کیفیت بهتر است.
3 - وفق‌پذیری با نسخه قبلی خود
در واقع معنایش این است که اگر شما این فناوری جدید را خریداری کنید، در حالی که نسخه قبلی آن را هم داشته‌اید، آیا ارتقا و اصلاح اجزا و تجهیزات قبلی کافی است یا باید تغییرات اساسی در ساختار ایجاد شود؟
4 - انعطاف‌پذیری
انعطاف‌پذیری به معنای ظرفیت محصول در هماهنگ شدن با نیازها و خواسته‌های مشتریان مختلف است و اینکه به کاربر اجازه دهد تا مطابق خواست خود تغییرات لازم در ظاهر، ساختار و طراحی ایجاد کند.
5 - سازگاری
سازگاری یعنی کاربرد جدید تا چه اندازه قابلیت اجتماع با دیگر کاربردها یا سیستم‌های موجود یا محتمل‌ در آینده را دارد.
6 - عملکرد
نحوه پاسخ‌دهی سیستم به نیازهای و خواستهای مشتریان چگونه و در چه حد است؟ به عنوان مثال در مورد رایانه‌ها معیار عملکرد حاکی از آن است که توان عملیاتی CPU و ظرفیت حافظه در چه حد است؟ آیا برای کاربردهای real time مناسب است؟ برای تضمین عملکرد بالا چه تغییرات تطبیقی باید در ساختار ایجاد شود؟
7 - ویژگیهای جدید (قابل استفاده بودن)
آیا همه کارها و ویژگیهای مورد نیاز سهامداران از طریق این کاربرد جدید قابل حصول است؟ آیا این ویژگیهای جدید قابلیت پاسخگویی به نیازهای وی‍ژه و خواسته‌های مشتریان را دارد؟
8 - بقا و ماندگاری
دوام و ماندگاری آن در چه حد است؟چه خدمات پس از فروشی از جانب فروشنده ارائه می‌شود؟ مستندسازی آن در چه سطحی از کیفیت قرار دارد؟ عوامل اصلی که برای نگهداری و پشتیبانی از یک سیستم مطرح است کدام‌ند؟ آیا نگهداری از سیستم به صورت خودکار انجام می‌شود؟ بر اساس یک معیار سنجش روزانه چه مقدار زمان باید به فرایندهای نگهداری از سیستم اختصاص داده شود؟ چنانچه نقصی بوجود بیاید سرعت رفع آن و زمان مورد نیاز برای راه‌اندازی مجدد سیستم چقدر خواهد بود؟
9 - سادگی
آیا طراحی سیستم به گونه‌ای هست که استفاده از آن ساده باشد؟ آیا براحتی می‌توان آن را اصلاح نمود؟چه میزان زمان برای ارتقا، توسعه، افزایش موارد جدید و پاسخگویی به خواسته‌های نوظهور مشتریان نیاز است؟ آیا نگهداری و پشتیبانی از آن آسان است؟ چندین مرحله برای محلی‌سازی استفاده از سیستم مورد نیاز است؟ آیا اصل تفکیک و استقلال از سایر قسمتها رعایت شده است؟
10 - ضریب اطمینان
این در واقع مهمترین معیار در میان معیارهای دهگانه مطرح شده، است و نشان می‌دهد که میزان استحکام و دوام سیستم در چه حد و اندازه‌ای است. آیا نقص در محصول خروجی اغلب رخ می‌دهد؟ در صورت مثبت بودن پاسخ چه موقع این نواقص ایجاد می‌شود؟ آیا نحوه عملکرد مداوم و پایدار است یا پی در پی حوادث غیر منتظره با دلایل مجهول رخ می‌دهد.
محاسبه ضرایب وزن
برای محاسبه نقش هر یک از ده معیار بیان شده بر اساس میزان تاثیرشان یک ضریب وزنی به هر یک اختصاص داده می‌شود. قبل از انجام هر اقدام و اخذ هر تصمیمی لازم است که امتیاز کل و نیز امتیاز هر یک از معیارها برای قسمتهای مختلف محاسبه شود و مقایسه‌های لازم صورت پذیرد. سپس کادر مدیریت طی یک جلسه مروری با حضور طراحان اصلی، تصمیمات استراتژیک را اتخاذ می‌کند.
بازبینی و مرور می‌تواند بر اساس نیازهای کسب و کار لحاظ شود. در یک سیستم real time ضریب اطمینان، عملکرد، مقیاس‌پذیری قابلیت توسعه، سادگی و سازگاری حائز اهمیت هستند، در حالی که در یک سیستم ایستا ویژگیهای جدید، بقا و تدوام، و انعطاف‌پذیری حرف اول را می‌زنند.