عنوان مقاله: Five Strategies For Working Smarter Not Harder

مولف/مترجم: James Delrojo / مازیار احمدی   

سال انتشار(میلادی): 2007

وضعیت: تمام متن / ترجمه شده

تنظیم: پایگاه مقالات مدیریت

Introduction:

Most people have heard the advice that they should work smarter not harder yet very few people actually follow that advice. Most business owners and executives these days are working long hours in order to achieve their goals. If you have to work more hours than the normal business day in order to complete your work then you are doing it wrong! Here are five strategies to help you work smarter not harder.

Strategy 1: Focus

How many minutes do you think that you are fully focused in a typical work hour? It may surprise you to find out how few it really is.

Research has shown that most people can be 5 to 10 times more productive in each work hour. If that sounds like exaggeration to you then try this simple test.

Keep a pad and pen beside you and start becoming aware of your level of focus. Whenever you realize that you have not been fully focused on your work jot down how long you have been distracted for. If you do this exercise well then you will totally shock yourself.

If you can develop the skill of being totally focused during your work hours you will be amazed at how much you produce.

Strategy 2: Leverage

Leverage is the art of using tools to increase your quality of your work and/or your productivity. The tools could be technology, such as computer software, or they could be organizational strategies such as better systems.

What leverage are you currently using to maximize your results?

For example, a salesman who sells via seminars or teleseminars is likely to gain greater hourly returns than a salesman who sells one-to-one.

What could you do to leverage your time, knowledge, or skills?

Strategy 3: Delegate

A special class of leverage is delegation. Delegation is getting other people to do aspects of your work so as to free up your time for more profitable activities.

Let"s look at a sales example again. If a particular salesman is very skilled at closing sales then it may make sense to delegate the administrative tasks associated with sales so that the salesman can spend more time closing. If the profit from the increased sales is greater than the cost of delegation then you have a good system.

It always amuses me to hear business owners complaining that their sales people hate prospecting and are really bad at it. In my businesses I"ve always hired professional prospectors who were good at it and freed up the sales team"s time to do what they are good at; selling! Of course this is a very profitable strategy and everyone is happy.

Strategy 4: Time Management

I often hear business owners saying how great a particular staff member is because they always stay back extra hours to get the work done. I have the opposite opinion. If you can"t get your work done in a normal day then you are probably lacking in focus, leverage, or delegation skills or you are a poor time manager.

Time management is the art of organizing yourself so that you get all your work done in a standard business day. If you combine it with the other skills, outlined above, then you can achieve an enormous amount of productivity in that working day and have no need for extra hours.

Organizing a day starts at the end of the previous day. If you do this then during your sleep your brain will help you become more efficient.

It has been estimated that 50% of your sleep time is devoted to your brain organizing and structuring knowledge and experiences gained during the day. If you pre-program the next day"s activities you will find that the natural mental processes during sleep are working with you to help you achieve your schedule.

Learn the basics of time management and use them every day.

Strategy 5: Discrimination

I"m sure you know the 80/20 rule; 80% of your results come from 20% of your efforts. The reason that this is true for most people is that they don"t know which of their efforts is producing the best results. If you keep good records then you can shift the 80/20 rule to work more effectively for you.

If you knew which 20% of your activity produced the best results then you could organize yourself to spend more time on those types of tasks and thus increase your profit per hour. If you knew the characteristics of the 20% of your clients who gave you 80% of your business then you could target those types of clients.

Frank Bettger went from a failing insurance agent to the highest earning insurance agent in America by using the 80/20 rule to his advantage. His books are still available and well worth a read.

Your Strategy: Put the Five Strategies to Work in Your Business

You now have the five strategies. All you have to do is to look at ways that you can apply these strategies to yourself and your business.

Article Source: http://www.articlecube.com

James Delrojo would like to help you by giving you his ebook "Unleash the Success Power of Your Mind" (valued at $27) completely FREE. Go to http://www.yoursuccessmind.com/

پنج استراتژی جهت هوشمندانه کار کردن بجای سختکوشی

مترجم: مازیار احمدی

 بیشتر افراد این توصیه را شنیده اند که باید  هوشمندانه تر کار کنند و نه سختکوش تر ، اما هنوز تعداد کمی واقعاً  از این توصیه پیروی می کنند. این روزها اکثریت صاحبان تجارت و مدیران برای دستیابی به اهدافشان ساعتهای طولانی مشغول کار هستند. اگر شما مجبورید برای تکمیل کارتان  ساعتها بیشتر از یک روز عادی کاری کارکنید. این امر نشان می دهد شما کار را به گونه ای اشتباه انجام می دهید. در اینجا 5 استراتژی برای کمک به شما در هوشمندانه کار کردن بجای سختکوشی را بیان می کنیم:

استراتژی اول: تمرکز

    فکر می کنید  در یک ساعت کاری نمونه چند دقیقه تمرکز کامل دارید؟ ممکن است درک این مطلب که این زمان چقدر اندک می باشد شما را متعجب کند.محققان نشان داده اند که اکثریت افراد میتوانند بین 5 تا 10 دقیقه در هر ساعت کاری بیشتر موثر باشند.  اگر  فکر می کنید که این گفته اغراق آمیز است میتوانید این آزمایش ساده را انجام دهید.یک دفترچه یادداشت و یک خودکار در کنار خود نگه دارید و شروع کنید به آگاه شدن از سطح تمرکزتان. هر وقت که تشخیص دادید که  روی کار در تمرکز کامل نیستید مدت زمانی  را که حواستان پرت بوده است یادداشت کنید. اگر این تمرین را بخوبی انجام دهید خودتان را کاملاً شوکه خواهید کرد. اگر شما بتوانید مهارت خودتان را در ایجاد تمرکز  کامل در طول ساعتهای کاری گسترش دهیدشما از میزان تولیدتان متعجب خواهید شد.

استرتژی دوم:تسلط

    تسلط هنر استفاده از ابزارها جهت افزایش کیفیت در کار و محصول شما می باشد. ابزار می تواند تکنولوژی نظیر نرم افزار های کامپیوتری باشد  یا میتواند استراتژی های سازمانی نظیر سیستم های بهتر باشد .شما درحال حاضر از چه میزان قدرت تسلطی جهت به حداکثر رساندن نتایج کار برخوردار هستید .برای مثال فروشنده ای که از طریق سمینارها و سمینارهای تلویزیونی دست به فروش میزند محتمل است که نسبت به کسی که فرد به فرد می فروشد میزان فروش بیشتری کسب کند. چه کاری می توانید انجام دهید تا بر زمان ، دانش، یا مهارت مسلط شوید؟

استراتژی سوم: نماینده ( وکیل)

یک طبقه خاص از نفوذ وکالت می باشد.نمایندگی یعنی بکارگرفتن افراد دیگر جهت انجام قسمتهایی از کار شما. بنابراین به همان اندازه وقتتان برای فعالیتهای سود آور آزاد می شود .بیائید دوباره به مثال فروشنده نظر بیاندازیم. اگر فروشنده بخصوصی در فروش نهایی( closing)  خیلی مهارت  دارد این امر ممکن است این احساس را ایجادکند که این فرد میتواند وظایف مدیریتی وابسته با فروش را بعنوان یک نماینده انجام دهد بنابراین فروشنده می تواند زمان بیشتری را برای فروش نهایی صرف کند. اگر سود حاصل از  فروش نسبت به  هزینه نمایندگی بیشتر باشد میتوان گفت شما سیستم خوبی دارید.اغلب شنیدن این نکته در بین شکایتهای صاحبان تجارت که فروشندگان آنها از آینده نگری و انتظار تنفر دارند و واقعاً  در مورد آن احساس بدی دارند مرا مبهوت میکند. در کسب کار خودم  من همیشه  افراد آینده نگر حرفه ای که در این زمینه خوب بودند بکارگرفته ام که با اینکار وقت را برای تیم فروشندگی آزاد نمودند  تا آنها کاری را که بخوبی عمل میکنند انجام دهند.:  و این کار فقط فروشندگی بود! و البته این استراتژی  در عین حال که همه خوشحال هستند سود آور است .

استراتژی چهارم: مدیریت زمان

    من اغلب  این مطلب را می شنوم که تجار می گویند که  میزان کارمند یک بخش بخصوص خیلی زیاد است زیرا آنها  ساعتهای زیادی تلف میکنند تا کار را تکمیل نمایند. نظر من عکس این مطلب است. اگر شما نمی توانید در یک روز عادی کاری،کارتان را تکمیل نماید پس احتمالاً دچار کمبود تمرکز، تسلط، و مهارت های وکالت هستید  یا یک مدیر وقت نشناس می باشید.مدیریت زمان هنر سازماندهی خودتان است بنابراین شما کار خود را  در یک روز تجاری استاندارد خاتمه خواهید داد. اگر شما آنرا با دیگر مهارتهایتان ترکیب کنید(رئوس مطالب بالا) سپس شما می توانید  یک مقدار عظیم از تولید در یک روز کاری را بدست آورید و نیاز به ساعات اضافی ندارید.سازماندهی یک روز از پایان روز قبلی شروع می شود.اگر شما اینکار را انجام دهید پس از آن مغزتان به شما کمک خواهد کرد که بیشتر موثر باشید.برآورد شده است که 50% زمان استراحت شما  به سازماندهی مغز و ساختار دادن دانش و تجربیات کسب شده در طول روز اختصاص دارد. اگر شما کارهای روز آینده را برنامه ریزی کنید شما در می یابید  که فرایند های روحی طبیعی در زمان استراحت کار می کنند با شما تا  شما را در بدست آوردن برنامه زمانی کمک کنند .اساس مدیریت زمان را یاد بگیرید و هر روز از آنها استفاده کنید.

استراتژی پنجم: تفاوت قائل بودن بین فعالیتها   

    مطمئن هستم که می دانید قاعده80/20 را ; 80% از نتایج کار شما از 20% تلاشهایتان بدست می آید. دلیل اینکه این مطلب در مورد افراد زیادی صدق می کند اینست که آنها نمی دانند که کدام تلاش آنها بهترین نتایج را ببار می آورد. اگر شما رکوردها را خوب نگه دارید سپس می توانید قاعده 80/20 را تغییر دهید تا بطور موثر تر برای شما عمل کند.اگر شما می دانستید که کدام 20% از فعالیت شما بهترین نتایج را تولید می کند سپس شما می توانستید خودتان را سازماندهی کنید تا وقت بیشتری صرف اینگونه کارها بکنید. و بنابراین سود شما را در هر ساعت افزایش می داد. اگر شما می دانستید خصوصیات 20% از مشتریانتان را که 80% کسب تان را می دهند شما می توانستید آن گروه از مشتریان را هدف قرار دهید. فرانک بتگر با استفاده از قانون 80/20 در جهت مزیتش از یک نماینده بیمه شکست خورده به پردرآمدترین نماینده بیمه در آمریکا تبدیل شد. کتاب او هنوز در دسترس است و  ارزش خوبی برای مطالعه دارد.

استراتژی شما : فقط اینکه این 5 استراتژی را تا  در تجارتتان اجرا کنید تا نتایج آن بروز نماید.

شما الان 5 استراتژی را دارید و همه کاری که شما باید انجام دهید اینست که نظر بیاندازید به راههایی که می توانید به این استراتژی ها برای خودتان و تجارتتان بیافزائید.