عنوان مقاله: مدل مماس، مدل پیشنهادی برای نیازسنجی آموزشی
مولف/مترجم: دکتر داود مجتهد ، دکتر عبدالمحمد مهدی ، فریبا خالقی سروش  
موضوع: مدیریت آموزشی
سال انتشار(میلادی): 2004
وضعیت: تمام متن
منبع: دانش مدیریت؛ سال شانزدهم، شماره 63، زمستان1382؛ صص 109 الی 131
تهیه و تنظیم: پایگاه مقالات علمی مدیریت  www.SYSTEM.parsiblog.com
چکیده: در این نوشتار، ضمن اشاره به نیاز آموزشی، ضرورت ارزیابی نیازهای آموزشی در سازمان‌های دولتی و مراحل آن مورد بررسی قرار گرفته است. با عنایت به تجارب نویسندگان مقاله در اجرای پروژه‌های نیازسنجی آموزشی در برخی از سازمان‌های دولتی ایران و بررسی مدل‌های نیازسنجی‌ آموزشی از جمله مدل کافمن و هرمن (1996)، کریگ (1987)، گلدستاین(1992)، سینجر (1990) استوت (1993)، سورینا (1997)، اندرسون (1994 و 1993)، انرسون (1993)، الگوی شورای همکاری  (1997)، گریفث و ویلیامز (1998)، ادگار شاین (1980)، ترولو (1997)، وودال و وینستنتلی (1998) و با توجه به، به‌روز نبودن شرح وظایف در سازمان‌های دولتی ایران، به منظور تکمیل و بومی نمودن مدل‌های موجود، مدل تلفیقی تحت عنوان مدل نیازسنجی آموزشی مماس توسط نگارندگان این نوشتار برای انجام نیازسنجی آموزشی در سازمان‌های دولتی ایران طراحی و پیشنهاد می‌گردد. در این مقاله، ساختار، اجزاء، مراحل و نحوه اجرای نیازسنجی آموزشی با استفاده از این مدل به تفصیل مورد بررسی قرار گرفته است.
کلید واژه‌ها: توسعه منابع انسانی؛ آموزش کارکنان؛ نیازسنجی آموزشی؛ نیازهای آموزشی سازمان‌های دولتی ایران؛ مدل نیازسنجی آموزشی؛ مماس.

مقدمه
 بررسی ادبیات توسعه منابع انسانی در سازمان‌ها نشان می دهد که برنامه های آموزشی از دیدگاه مدیران همواره یکی از راه‌ حل‌های کلیدی برای رفع مشکلات در سازمان‌ها محسوب می شود. این جمله مکرر شنیده می‌شود که" کارکنان کاری را که از آن‌ها انتظار می رود انجام نمی دهند، یا "ما مشکل آموزشی داریم". این جملات نشانه‌هایی از ضرورت توانمندسازی نیروی انسانی در انجام وظایف سازمانی است. تا زمانی که نیاز آموزشی به درستی تشخیص داده نشود و به تفصیل بررسی نگردد، هرگونه اقدام و یا پیشنهادی در زمینه آموزش می تواند بی‌فایده و هزینه‌بر باشد. براساس گزارش هیأت حمایت از سامانه‌های شایسته سالاری ایالات متحده آمریکا،1 به رئیس جمهور و مجلس نمایندگان به‌رغم صرف هزینه‌های سنگین توسعه منابع انسانی در دولت فدرال، 4/1 میلیارد دلار و 2/2 میلیون رویداد آموزشی در فوریه سال (1991) به‌علت شیوه ناصحیح تعیین نیازهای آموزشی، فقدان رویه رسمی و نامناسب و غیر قابل اعتماد بودن روش جمع‌آوری اطلاعات جهت تعیین نیازهای آموزشی، بسیاری از نیازهای ضروری آموزشی تأمین نشده و کارایی مورد انتظار حاصل نگردیده است (هیأت حمایت از سامانه‌های شایسته سالاری ایالات متحده آمریکا، 1995).
  بنابراین، اولین گام توسعه منابع انسانی جهت بهبود عملکرد در سازمان‌ها، شناسایی صحیح و دقیق نیازهای آموزشی می باشد. نیاز یک خواسته یا تمایل نیست بلکه شکافی است بین " آن‌چه هست" و " آن‌چه باید باشد". نیازسنجی این گونه شکاف‌ها را شناسایی کرده و در صورتی که علّت آن مربوط به آموزش باشد راه حل‌های لازم را ارائه می دهد. سنجش نیازهای کارکنان بخشی از فرایند برنامه ریزی آموزشی است که هدف آن شناسایی و حل مشکلات عملکردی کارکنان می باشد.
سازمان‌های دولتی ایران در قالب الزاماتی که دولت در چارچوب برنامه‌‌های میان مدت و بلند‌مدت مانند برنامه دولت الکترونیکی و برنامه های پنج ساله توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی و از جمله ماده 102 لایحه برنامه چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران و بند الف و ج ماده 3 قانون برنامه سوم توسعه دارد، بر توسعه منابع انسانی، آموزش و نیازسنجی آموزشی کارکنان دولت تأکید دارند. از این رو، ضروری است سازمان‌ها به منظور انجام صحیح تکالیف و وظایف قانونی توسط کارکنان و حصول اهداف مورد انتظار، برنامه‌های آموزشی را تدوین و اجرا نمایند که قدم اول آن، تعیین نیازهای آموزشی در هر یک از سازمان‌های دولتی می‌باشد.
نگارندگان این مقاله با توجه به سوابق علمی، پژوهشی و اجرایی و در حین اجرای طرح‌های نیازسنجی آموزشی و آشنایی با مشکلات سازمان‌های کشور و بررسی مدل‌های موجود در این زمینه، مدلی تلفیقی و تکامل یافته‌‌ تحت عنوان مدل مماس را طراحی و در دو شرکت پست جمهوری اسلامی ایران و مخابرات استان تهران به اجرا گذاشتند ( مهدوی و همکاران 1382، فرهنگی، مهدوی و همکاران 1382).
در این نوشتار بعد از تعریف نیاز آموزشی و تبیین ضرورت نیازسنجی آموزشی، مدل مذکور معرفی می‌شود.

الف ـ نیازآموزشی
1. مفهوم
نیاز آموزشی عبارت است از تغییرات مطلوبی که در فرد یا افراد یک سازمان از نظر دانش1، مهارت2 و یا رفتار3 باید به وجود آید تا فرد یا افراد مزبور بتوانند وظایف و مسئولیت‌های مربوط به شغل خود را در حد مطلوب، قابل قبول و منطبق با استانداردهای کاری انجام داده و در صورت امکان، زمینه های رشد و تعالی کارکنان را در ابعاد مختلف فراهم آورد.
 نیازهای آموزشی را از یک دید می توان به دو گروه آشکار و پنهان تقسیم نمود. نیازهای آموزشی آشکار آن دسته از نیازهای آموزشی است که خود « مورد» یا           «موقع»، نشان دهندة نیاز آموزشی بوده و احتیاجی به بررسی و تحقیق ندارد. اما نیازهای آموزشی پنهان، در واقع، آن نوع نیازهای آموزشی است که با وجود محسوس بودن آن‌ها، تعیین و تشخیص این‌که چه کسانی نیاز به آموزش دارند و آن اشخاص به چه آموزش‌هایی نیاز دارند، مستلزم تحقیق و بررسی است (ابطحی، 1368: 24-23) .

2. ضرورت ارزیابی نیازهای آموزشی نیروی انسانی در سازمان‌های دولتی
ارزیابی نیازها، اکتشاف سیستماتیک وضعیت موجود دانش، مهارت و توانایی‌های شغلی‌ است و این‌که اجزاء مزبور چگونه باید باشند. این « اجزاء » معمولاً در ارتباط با عملکرد سازمانی و یا فردی هستند.
 چرا ارزیابی نیازهای آموزشی را طراحی و اجرا می کنیم؟ پاسخ کوتاه به این سؤال این است که لازم است مزایای به کارگیری توسعه منابع انسانی1 از طریق آموزش را قبل از اعمال آن مورد بررسی قرار دهیم.
 از آن‌جائی‌که برنامه‌ریزی آموزشی برای سازمان‌های دولتی هزینه سنگینی در بر دارد، لازم است برای استفاده بهینه از اعتبارات،‌زمان و همچنین دستیابی به نتایج مورد انتظار با اجرای نیازسنجی آموزشی به سؤالات زیر پاسخ دهیم:
1 چه آموزشی باید اجرا شود؟
2 چه تغییراتی در رفتار و عملکرد مورد انتظار است؟
3 آیا به نتایج دلخواه خواهیم رسید؟
4 هزینه های اقتصادی و مزایای مورد انتظار راه حل های در نظر گرفته شده کدامند؟
ما معمولاً در مورد ارزیابی نیازها و توسعه منابع انسانی بسیــار شتابزده هستیم. اما قبل از انجام اغلب سرمایه گذاری‌ها، در روند تغییرات و در مورد سرمایه و سایر مخارج عملیاتی بسیار محتاطانه و با دقت برنامه ریزی می کنیم. در مورد توسعه منابع انسانی به‌ویژه تعیین نیازهای آموزشی نیز لازم است که این‌گونه محتاط و دقیق باشیم.

3. مراحل ارزیابی نیازها
رودا و کیسی2 مراحل ارزیابی نیازها را به‌صورت زیر بیان کرده‌اند:

مرحله اول: تجزیه و تحلیل شکاف3 بین وضعیت موجود و وضعیت مطلوب
اولین قدم، بررسی و کنترل عملکرد واقعی سازمان ها و افراد با استانداردهای موجود در برابر استانداردهای جدید است. این امر در دو بخش انجام می پذیرد:
10 وضعیت موجود:  بایستی وضعیت مهارت‌های فعلی، دانش، و توانایی‌های کارکنان و یا مهارت‌هایی که در آینده به‌کار گرفته خواهند شد را مشخص کرد. این تجزیه و تحلیل بایستی در ضمن، اهداف سازمانی، محیط، و محدودیت های درونی و بیرونی را نیز مورد بررسی قرار دهد.
11 وضعیت مطلوب یا ضروری: می بایستی شرایط مطلوب یا ضروری موفقیت سازمانی و فردی را شناسایی نمود. این تجزیه و تحلیل بر وظایف و استانداردهای شغلی و همین‌طور مهارت‌ها، دانش و توانایی های مورد نیاز جهت انجام موفقیت آمیز آن متمرکز است. نه تنها در نظر گرفتن کارکردهای فعلی، بلکه شناسایی وظایف ضروری از اهمیت زیادی برخوردار است. در ضمن، نیازهای واقعی را بایستی از سایر نیازها و خواسته ها متمایز کرد.
ناهمسانی شکاف بین وضعیت و عملکرد موجود و آن‌چه که ضروریست، ناگزیر منجر به شناسایی نیازها، مقاصد و اهداف خواهد شد.

 مرحله دوم : شناسایی اولویت ها و ضرورت ها
 در قدم اول بایستی فهرستی از نیازها  برای آموزش و توسعه شامل: توسعه شغلی، توسعه سازمانی، و یا سایر موارد مربوط تنظیم شود. سپس این نیازها را بنا به اهمیت آن‌ها در ارتباط با اهداف سازمانی، واقعیت ها و الزام ها مورد بررسی قرار داد، و مشخص کرد که آیا نیازهای شناسایی شده واقعی هستند، ارزش مطرح شدن را دارند، و اهمیت و فوریت آن‌ها بر طبق نیازهای سازمانی و مقتضیات، تصریح می‌گردند؟

مرحله سوم: شناسایی علت مشکلات عملکردی، تهدیدات و  فرصت‌ها
در این مرحله لازم است که بر نیازهای حیاتی سازمانی و فردی متمرکز شویم و به آن‌ها ارجحیت دهیم. در مرحله بعدی تهدیدات و فرصت‌ها را در سازمان شناسایی می‌نماییم. اگر راه حل‌های مناسب قرار است اعمال شوند بایستی بدانیم که الزام ها کدامند. برای هر نیاز شناسایی شده بایستی دو سئوال زیر پرسیده شود:
1 آیا کارکنان کارشان را به طور مؤثر انجام می دهند؟
2 آیا می دانند که کارشان را چطور انجام دهند؟
این امر مستلزم تحقیقات کامل و تجزیه و تحلیل افراد، شغل و سازمان‌ها هم برای وضعیت فعلی و هم در آماده سازی برای آینده می باشد.

مرحله چهارم: شناسایی راه حل های ممکن و فرصت های رشد
اگر کارکنان کارشان را به طور مؤثر انجام می دهند، شاید بهتر آن باشد که آن‌ها را آسوده بگذاریم. البته اگر برای سوق دادن افراد و عملکردشان به‌سمت اهداف و مسیرهای تازه اهمیت کافی وجود دارد، ممکن است برخی آموزش ها و یا سایر اقدامات ضروری باشد.
اما اگر افراد کارشان را به طور مؤثر انجام نمی دهند؛
4 اگر مشکل مربوط به دانش (کار) باشد، آموزش می تواند راه حل مناسبی باشد.
5 اگر مشکل فقدان دانش نیست و بیشتر مربوط به تغییرات سیستماتیک است، فعالیت‌های توسعة سازمان می‌تواند شامل برنامه‌ریزی راهبردی، تجدید ساختار سازمان، مدیریت عملکرد و یا ایجاد گروه کار مؤثر باشد (رودا و کیسی، 1996).

4. چگونگی تعیین نیازهای آموزشی

...

3. کلیات اجرای مدل مماس
پس از مطالعه، اسناد و مدارک و مطالعات قبلی و بررسی بازنگری طرح ها و برنامه‌ها، به منظور جمع‌آوری اطلاعاتی دقیق و کامل، پرسشنامه ای طراحی گردید، طراحی پرسشنامه به نحوی صورت گرفت که بهره‌گیری مستقیم از اطلاعات شاغلین هر شغل به‌عمل آید، از آن‌جائی‌که شناسایی منابع اصلی اطلاعات منجر به استخراج اطلاعات صحیح تری می گردد، شاغلان به عنوان مهم‌ترین منبع اطلاعاتی که مستقیم با کار در ارتباط هستند، مورد توجه قرار گرفته‌اند، تا نیاز سنجی آموزشی به‌طور واقعی تری صورت گیرد.
بعد از اخذ و جمع آوری اطلاعات از شاغلان هر شغل در خصوص نیازهای آموزشی، سرپرستان بلا فصل مربوط نسبت به اظهارات شاغلان، نقطه نظرات خود را در موارد تعیین شده اعلام می دارند. سرپرستان بلافصل به سبب آشنایی با شغل، شاغل و محیط سازمان دید وسیع تری نسبت به کار دارند، با توجه به این موضوع در خصوص میزان اهمیت، سطح بازآموزی، طول مدت و شکل برگزاری دوره های آموزشی پیشنهادی توسط شاغلین اظهار نظر می نمایند.
بعد از جمع آوری پرسشنامه ها و تجزیه و تحلیل داده ها و همچنین بررسی مستندات شرکت از جمله اساسنامه شرکت، شرح وظایف واحدها، شرح وظایف شاغلین، شرایط احراز شغل،  برنامه های آتی شرکت و با توجه به تغییر و تحولات محیطی که بر سیستم های کاری اثرگذار خواهند بود، فرمهای اولیه تعیین نیازهای آموزشی هر شغل توسط گروه پژوهش تکمیل می گردد. سپس فرم‌ها تکمیل شده طی جلسات مشترک توسط افراد خبره و کلیدی درون سازمان و یا مشاورانی که در خارج از سازمان هستند بازبینی و بررسی می شوند. تا ضرورت، اهمیت و اولویت بندی نیازهای آموزشی به‌طور دقیق تر مورد بررسی قرار گیرد.
در نمودار شماره (1) ساختار و مراحل اجرای مدل مماس نشان داده شده است.

ضرورت آموزش و نیازسنجی آموزشی

تعریف محدودة تحقیق

بررسی الزامات درون و برون سازمانی

تشکیل جلسات توجیهی

شناسایی و تعیین همکاران نیازسنجی

تجزیة‌ وظایف شغلی

طراحی پرسشنامه

توزیع، تکمیل و گردآوری پرسشنامه‌های تحقیق

تکمیل فرم اولیه نیازهای آموزشی هر شغل

شناسایی و انتخاب افراد کلیدی

تشکیل جلسات مشترک به منظور بررسی و بازبینی فرم‌های تکمیل شدة نیازهای آموزشی مشاغل و اولویت بندی نیازها

تعیین نیازهای آموزشی مشاغل

اجرا و ارزشیابی دوره‌های آموزشی

4. مراحل اجرای مدل مماس
1-4. بررسی الزامات برون سازمانی (قانونی و فناوری): سازمان‌های دولتی جزئی از مجموعه دولت هستند که جهت تحقق اهداف و برنامه‌های خاص و تصدی برخی از امور تشکیل شده‌اند. بنابراین، فعالیت آموزشی سازمان‌ها به منظور تحقق اهداف دولت و سازمان ذی‌ربط در دو سطح باید مورد توجه قرار گیرد. در این راستا باید بدانیم دولت چه برنامه‌هایی را برای فعالیت‌های جاری، میان مدت و بلندمدت خود در سطح کلان و در سطح خرد در هر یک از سازمان‌ها در نظر گرفته است و نیازهای آموزشی برای تحقق اهداف و برنامه‌های مزبور چه می‌باشد.

2-4. بررسی الزامات درون سازمانی (تحولات سازمانی): بخشی از الزامات درونی سازمان‌ها نشأت گرفته از الزامات قانونی و فناوری و پاسخگویی به آن‌ها و بخش دیگر ناشی از تغییرات و تحولات درون سازمانی از قبیل تجدید ساختار، مهندسی مجدد فرایندها، تغییر راهبرد‌ها، خط‌مشی‌ها و رویه‌های اجرایی است. برای پاسخگویی مناسب به الزامات درونی سازمانها نیازمند توسعه منابع انسانی خود هستند که مهم‌ترین روش آن آموزش است و انجام این مهم نیز به نیازسنجی آموزشی وابسته است. در هر صورت الزامات بیرونی و درونی ضرورت آموزش نیازسنجی آموزشی را گوشزد می‌کنند.

3-4. ضرورت نیازسنجی آموزشی در سازمان: با توجه به سرعت تغییرات و تحولات محیط سازمان‌ها شناسایی نیازهای آموزشی کارکنان سازمان در راستای به روز نمودن دانش و آموخته های آنان امری ضروری و اجتناب ناپذیر است.
اما می‌بایست به این نکته توجه داشت که همواره تمام مشکلات سازمان‌ها ناشی از کمبود آموزش شغلی نمی‌باشد و همیشه آموزش‌های شغلی راه‌کار حل مشکلات نیستند. بنابراین ریشه‌یابی و بررسی مشکلات سازمان که منجر به شناسایی راه‌کارهای مناسب برای برطرف کردن آن‌ها خواهد شد، ضروری است و در صورتی‌که ریشه مشکلات ناشی از کمبود اطلاعات و آموزش‌های شغلی باشد، نیازسنجی آموزشی کارکنان ضرورت می‌یابد.

4-4. تعریف محدودة تحقیق: در این مرحله با توجه به اهداف پروژه و امکانات و شرایط موجود، حوزه شمول یا به عبارتی دایره نفوذ تحقیق مشخص و تعریف می‌گردد. ضمناً این مدل برای تعیین نیازهای آموزشی در سطح شغل مناسب است که با اندکی تعدیل و افـزودن مرحله‌ای برای سنجش نیازهای آموزشی افراد می توان محدودة آن‌را به سطح فردی نیز گسترش داد.
 5-4. بررسی مستندات سازمان، مأموریت‌ها، اهداف و راهبردها سازمان: انجام نیازسنجی آموزشی بطور علمی و دقیق مستلزم استفاده از منابع مختلف اطلاعاتی و تحلیل درست آن‌ها می‌باشد. یکی از مهم‌ترین منابع مورد نیاز، مستندات سازمانی از جمله مأموریت‌ها‌ اهداف کلی و فرعی، راهبردها و شناخت سامانه آموزشی سازمان و تبیین نقاط قوت، ضعف، تهدیدات و فرصت‌های آن و بررسی وضعیت نیروی انسانی سازمان می‌باشد.

6-4. تشکیل جلسات توجیهی: به منظور فراهم نمودن زمینه اجرای طرح، جلسات توجیهی با حضور مدیران و کارشناسان واحدهای مختلف برگزار می‌شود.

7-4. شناسایی و تعیین همکاران نیازسنجی: در این مرحله کارشناسان خبره و زبده قلمرو تحقیـق که می توانند نیازسنج را در شناسایی بهتر قلمرو پژوهش و مشاغل و نیازهای آموزشی آن یاری دهند، شناسایی و تعیین می شوند .

8-4. تجزیة وظایف شغلی: در یک تعریف ساده و کلی تجزیه شغل عبارت است از مراحل تشخیص ویژگی های لازم برای انجام دادن موفقیت آمیز یک شغل و بررسی شرایطی که شغل در آن صورت می‌پذیرد. از این رو، شروع تجزیة شغل از مطالعه شغل در سازمان به منظور شناخت نوع، میزان و نحوة انجام فعالیت‌های شغلی، شرایط محیط کاری و همچنین شرایط احراز آن آغاز می‌گردد، بنابراین، می‌توان گفت که تجزیة شغل جهت پی بردن به ماهیت یک شغل و تعیین شرایط احراز آن از نظر دانش و مهارت و یا نوع رفتار است (ابطحی ،1377 : 26).    
در این مرحله برای پی‌بردن به ماهیت مشاغل مورد نظر، شرح وظایف موجود مشاغل مورد بررسی قرار می‌گیرد. به دلیل به‌روز نبودن مشاغل در سازمان‌های دولتی کشور جهت رفع مغایرت شرح وظایف با فعالیت‌های شاغلان برای تعیین ماهیت واقعی مشاغل مورد نظر سؤالاتی در پرسشنامه طراحی گردیده که دستیابی به این مهم را ممکن می‌سازد.

9-4. طراحی پرسشنامه: با بررسی مستندات سازمانی و بررسی مدل‌های تعیین نیازهای آموزشی و بر مبنای مدل تلفیقی (مماس)، نسبت به طراحی پرسشنامة تحقیق اقدام شد. از جمله ویژگی‌های این پرسشنامه می‌توان به، به روز نمودن شرح وظایف شغل، تعیین نیازهای آموزشی، توسط شاغل و شکل، طول برگزاری دوره های پیشنهادی و میزان اهمیت نیاز‌سنجی آموزشی توسط سرپرست بلافصل با در نظر گرفتن تغییرات و تحولات سازمان و اثر آن تغییرات بر ماهیت مشاغل و ... اشاره نمود.
  با وجود این‌که در جهان امروز آموزش کارکنان که یکی از اساسی‌ترین عوامل توسعه منابع انسانی محسوب می‌گردد، از جایگاه ویژه‌ای برخوردار است. اما تا کنون این مهم در سازمان‌های دولتی کشور مورد توجه قرار نگرفته یا توجه اندکی به آن شده است. به همین دلیل، جلب مشارکت کارکنان در زمینه تعیین نیازهای آموزشی با مشکلاتی مواجه است.
  تشکیل جلسات توجیهی در خصوص نحوه اجرای طرح نیازسنجی آموزشی و میزان ضرورت آن، ‌یکی از عوامل انگیزشی مناسب برای جلب مشارکت کارکنان در اجرای این طرح می‌باشد.

10-4. توزیع، تکمیل، گردآوری و بازبینی پرسشنامه‌های تحقیق: جمع‌‌آوری داده‌های لازم در خصوص نیازسنجی آموزشی کارکنان از مهم‌ترین مراحل اجرای مدل به شمار می‌رود. جلسات توجیهی برای جلب مشارکت کارکنان در این مرحله از اهمیت خاصی برخوردار است. یکی از مشکلات بغرنج در گردآوری داده‌ها، عدم انگیزه کارکنان در زمینه تکمیل پرسشنامه‌های نیازسنجی آموزشی بود. از جمله این موانع و مشکلات می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

1 عدم وضوح مسیر شغلی کارکنان
2 تجربه ناخوشایند کارکنان در ارتباط با آموزش‌های حین خدمت به دلیل عدم توجه کافی به کاربردی بودن آموزش‌ها
3 هراس از عدم موفقیت در دوره‌های آموزشی
4 عدم وجود سامانه امتیاز دهی عادلانه بر مبنای آموزش‌های مرتبط شغلی
  متصدیان مشاغل سازمانی از مهم‌ترین عناصر در اجرای نیازسنجی آموزشی به شمار می‌روند و جلب مشارکت و همیاری آنان در کیفیت اجرای نیازسنجی آموزشی دارای اهمیت است. شاغلان پست‌های سازمانی منبع اصلی اطلاعات در خصوص نحوه و چگونگی انجام وظایف شغلی هستند. سنوات خدمت، ارتباطات سازمانی (رسمی و غیررسمی)، با موقعیت‌های خاص شغلی، ارتباط با مشتریان (ارباب رجوع)، کار با تجهیزات گوناگون مورد نیاز شغل و...... از کانال‌های اطلاعاتی شاغلان محسوب می‌گردند.
    جریان‌های اطلاعاتی از طریق این کانال‌ها به‌سوی شاغلان سرازیر می‌شوند، بنابراین، کارکنان سازمان‌ها در واقع حوضچه‌های اطلاعاتی می‌باشند که با بررسی و تجزیه و تحلیل دقیق اطلاعات مرتبط با هدف مورد نظر می‌توان از آن‌ها استفاده نمود.
   در مدل نیازسنجی آموزشی مماس، در زمینه جلب مشارکت و همکاری کارکنان اقداماتی به‌شرح زیر ضروری است که در مطالعات انجام شده به‌کار گرفته شده است:
12 تشکیل جلسات با کارکنان با هدف آشنائی آنان با اهداف طرح نیازسنجی آموزشی، نحوة اجراء پرسشنامه و معرفی مدل نیازسنجی آموزشی. در این‌گونه جلسات که با حضور کارکنان مشاغل مورد نظر با گروه‌بندی‌های مناسب و تیم پژوهشی تشکیل می‌گردد، تیم پژوهش با مطرح کردن میزان اهمیت آموزش و انجام نیازسنجی آموزشی، اهداف مورد نظر، ابزار و نحوه اجرای مدل، زمینه‌های فکری لازم را در مورد چگونگی انجام کار ایجاد می‌کنند.
  برقراری این‌گونه ارتباطات با کارکنان منجر به آشنایی آنان با نحوه اجرای مدل شده و همین امر برای تیم پژوهش امکان شناسایی خبرگان و افراد کلیدی واحدها به منظور تعیین گروه‌های هماهنگی را فراهم می‌سازد.
با شناسایی و تشکیل گروه‌های هماهنگی در داخل سازمان امکان تبادل اطلاعات تسهیل می‌گردد و چون کارکنان با افراد داخل سازمان در ارتباط هستند جمع‌آوری اطلاعات دقیق‌تر، راحت‌تر و سریع‌تر انجام خواهد گرفت.
14 تشکیل جلسه مجدد با کارکنان با هدف بازبینی پرسشنامه‌ها
بعد از زمان مقرر دومین جلسه مجدداً تشکیل می‌گردد و کارکنانی که بین آن‌ها پرسشنامه توزیع گردیده است، به همراه پرسشنامه‌های تکمیل شده که منضم به شرح وظایف شغلی آن‌ها نیز می‌باشد، حضور به‌هم می‌رسانند.
در این جلسه نواقص احتمالی در پرسشنامه‌ها با همکاری کارکنان و تیم پژوهش برطرف شده و پرسشنامه‌های تکمیل شده جمع‌‌‌آوری می‌گردد. 

11-4. تهیه و تدوین فرم اولیه نیازهای آموزشی هر شغل
 در این مرحله ضمن بررسی نتایج حاصل از مطالعات میدانی، مستندات سازمان از جمله اهداف، مأموریت‌ها، راهبردها، طرح‌ها و برنامه های آموزشی شرح وظایف واحد ها و شغل‌ها و شرایط احراز آن‌ها و اطلاعات جمع آوری شده از پرسشنامه ها، نسبت به تکمیل فرم اولیه نیازهای آموزشی هر شغل اقدام می‌گردد. نمونه فرم مزبور در زیر آمده است.

نگاره شماره (1) فرم اولیه اولویت‌بندی نیازهای آموزشی ـ آموزش‌های توجیهی / عمومی / تخصصی/ فناوری اطلاعات و ارتباطات1
ملاحظاتنظراتافرادکلیدی سطحبازآموزی رمزینهشکلبرگزاری طولدورهبهساعت نوع آموزش نیازآموزشیبهترتیباولویت ردیف
    الزامی اختیاری  
       1
       2

12-4. شناسایی و انتخاب افراد کلیدی: در این مرحله افراد بسیار خبره و کلیدی که معرفی شده‌اند و یا محرز گشته که اطلاعات جامعی درباره موضوع و تخصص‌های مورد نیاز شاغل داشته و از این جهت به نوعی صاحب‌نظر محسوب می‌شوند جهت اظهارنظر درباره نیازهای آموزشی و اولویت‌بندی آن‌ها، انتخاب و دعوت به همکاری می شوند.

13. تشکیل جلسه به منظور بررسی فرم‌های اولیه نیازهای آموزشی مشاغل و اولویت‌بندی نیازها: در این مرحله فرم‌های اولیه نیازهای آموزشی که در مرحله قبل تهیه شده است در اختیار افراد کلیدی قرار داده می شود تا با توجه به معیارها و تعاریف ارائه شده به اظهارنظر نهایی درباره اولویت‌بندی اصلاح و یا تکمیل نیازهای آموزشی بپردازند.

14-4. تعیین نیازهای آموزشی مشاغل: در این مرحله گروه پژوهش با لحاظ کردن نظرات خبرگان نسبت به تعیین و اولویت بندی نیازهای آموزشی هر شغل اقدام می نماید.

5. مزایای مدل
از جمله مزایای مدل مذکور می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:
1ـ مدل مورد استفاده ، تلفیقی از مدل‌های موجود در زمینه نیازسنجی آموزشی می باشد، که جامعیت کافی از نظر گردآوری اطلاعات، بررسی مستندات و سوابق موجود، استفاده از نظرات شاغلان و خبرگان را دارا می باشد.
2ـ استفاده از نتایج حاصل برای به روز نمودن شرح وظایف مشاغل در آن لحاظ شده است.
3ـ استفاده از نظرات خبرگان و افراد کلیدی در سازمان، خطای اطلاعات ارائه شده شاغلان را به حداقل می‌رساند.
4ـ استفاده از تجارب و دانسته های کارکنان در تعیین نیازهای آموزش هر شغل در حد گسترده فراهم است.
5ـ جلب مشارکت کارکنان در زمینه اجرای پروژه تحقیق انجام آن را تسهیل می‌نماید.
6ـ نحوة اجرای پرسشنامه به‌صورت جلسات گروهی که منجر به جمع آوری اطلاعات دقیق‌تری می‌گردد.
7ـ قابلیت توسعه الگو برای نیازسنجی آموزشی در سطح فردی وجود دارد.
8ـ استفاده از نتایج حاصله برای انجام ارزیابی عملکرد، گزینش، ارتقاء و پاداش دهی به کارکنان میسر می‌باشد.
9- کسب حمایت مدیران ارشد سازمان را فراهم می‌نماید.
6. تعیین اعتبار مدل
برای تعیین اعتبار مدل مماس جلسات متعددی با حضور خبرگان شرکت پست جمهوری اسلامی ایران و شرکت مخابرات استان تهران تشکیل و مدل و نتایج عملی کاربرد مدل در این دو شرکت مورد بررسی و تحلیل قرار گرفت. با عنایت به این‌که در این دو شرکت مراحل مدل مماس به دقت به مورد اجرا گذاشته شد و همان‌طور که در مرحله سیزدهم مدل مماس توضیح داده شده است، نتایج عملی کاربرد مدل مماس در تعیین نیازهای آموزشی در این دو شرکت با خبرگان آن‌ها بررسی و مورد تأیید قرار گرفت.
آنان بر این نکته اذعان نمودند که مدل توانسته‌ است، نیازهای آموزشی مشاغل را با دقت بسیار بالایی بر اساس نیازها و تألیفات فرا سازمانی و اختصاصی سازمان آن‌ها تعیین نماید. آنان همچنین اجرای آموزش‌های تعیین شده را با شیوه‌های مناسب برای کارکنان مورد تأیید قرار دادند.
به هر حال، جمع‌بندی خبرگان از مدل، مراحل اجرا و نتایج عملی آن برای تعیین دقیق نیازهای آموزشی، وجود قابلیت لازم در مدل مماس برای تعیین دقیق نیازهای آموزشی در دو شرکت مزبور می‌باشد.

نتیجه‌گیری و پیشنهادها
 نیازسنجی آموزشی فرآیندی است که انجام آن مستلزم به کارگیری و استفاده از مدل‌ها، الگوها و ابزارهای علمی و کارا است، تا بتوان به نتایج حاصل از این فرآیند تکیه کرد و آن را به عنوان مبنایی برای پی‌ریزی سایر مراحل برنامه‌ریزی آموزشی به کار گرفت.
 طرح‌ریزی و اجرای پروژه‌های نیازسنجی آموزشی در هر سطحی مستلزم پیروی از یک طرح و مدل مشخص است. انتخاب یا طراحی و تدوین مدل نیازسنجی می‌تواند باعث تسهیل و افزایش دقت و اعتبار فرآیند نیازسنجی شود. یک مدل مناسب باید هدف، قلمرو، روش‌ها و رویه‌های اجرایی و سایر ابعاد لازم جهت انجام یک پروژه نیازسنجی آموزشی را مشخص و معین کند. با توجه به تجارب انجام نیازسنجی آموزشی در سازمان‌های دولتی ایران، مدلی مناسب جهت انجام نیازسنجی آموزشی مدلی است که پاسخگوی الزامات خارجی و داخلی سازمان‌ها در شرایط متحول کنونی باشد. در مدل طراحی شده (مماس) الزامات مزبور در دو شرکت مزبور مورد توجه قرار گرفته و جامعیت و پوشش لازم، برای تعیین نیازهای آموزشی سازمان‌ها را فراهم ‌سازد. در این مقاله با معرفی مدل مماس و شرح تفصیلی مراحل اجراء، مزایای به‌کارگیری مدل طراحی شده بیان گردید.
 از این رو، پیشنهاد می‌شود برای نیازسنجی آموزشی در سازمان‌های دولتی ایران به موارد زیر توجه شود:
1 به روز کردن شرح وظایف مشاغل
2 توجه به الزامات درونی (تحولات سازمانی) و بیرونی (قانونی و فناوری) سازمان‌ها
3 انتخاب مدلی مناسب به اقتضای شرایط سازمان‌های دولتی ایران
4 بهره‌وری از مشارکت کارکنان و خبرگان سازمان‌ها در اجرای نیاز‌سنجی آموزشی
5 تعیین شکل مناسب برگزاری دوره‌ها متناسب با شاغل و نوع فعالیت‌های سازمان
6 تعیین سطح بازآموزی مناسب جهت ارتقاء مستمر بهر‌ه‌وری نیروی انسانی
7 ارزشیابی ادواری دوره‌های آموزشی.

فهرست منابع ومآخذ
الف) منابع فارسی:

ابطحی، سیدحسین، (1377)، مدیریت منابع انسانی و فنون امور استخدامی؛ انتشارات دانشگاه علامه طباطبایی؛ چاپ اول.

ابطحی، سید حسین، (1368)، آموزش و بهسازی منابع انسانی، انتشارات مؤسسه مطالعات و برنامه ریزی آموزشی، تهران.

پیوست قانون برنامه اول توسعه اقتصادی ـ اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران (1368)،  انتشارات سازمان برنامه بودجه؛ تهران.

جلالی، سعید، (1380)،  قانون برنامه سوم توسعه در نظم حقوقی کنونی، تهران: انتشارات سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور.

حاجی کریمی، عباسعلی، رنگریز، حسن، (1379)،  مدیریت منابع انسانی؛ انتشارات شرکت چاپ و نشر بازرگانی؛ چاپ اول.

سازمان مدیریت و برنامه‌ریزی کشور‌، (1382)،  لایحه برنام چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران (1388-1384).

عباس زادگان، محمد، ترک زاده، جعفر، (1379)،  نیازسنجی آموزشی در سازمانها؛ شرکت سهامی انتشار تهران.

فرهنگی، علی‌اکبر، مهدوی، عبدالمحمد و همکاران‌، (1382)،  طرح جامع نیازسنجی آموزشی مدیران و کارکنان شرکت مخابرات استان تهران، مرکز پژوهش‌های کاربردی مدیریت دانشگاه تهران.

کاظمی، بابک، (1380)،  مدیریت امور کارکنان؛ انتشارات مرکز آموزش مدیریت دولتی، چاپ سوم.

کافمن، راجر، هرمن، جربی، (1374)، برنامه‌ریزی استراتژیک در نظام آموزشی، (1374)، ترجمه مشایخ و بازرگان، تهران: انتشارات مدرسه.

مجتهد، داود، مهدوی، عبدالمحمد و همکاران، (1382)،  طرح جامع نیازسنجی آموزشی مدیران و کارکنان شرکت پست جمهوری اسلامی ایران، مرکز پژوهش‌های کاربردی مدیریت دانشگاه تهران.

ب)منابع لاتین:
Anderson, Alan H. (1994). Effective Personnel Management, Blackwell.

Anderson, Alan H. (1993). Successful Training Practice, Blackwell.

Anerson, Goeff (1994), Aproactive Model fot Training Needs Analysis, ERIC.
Craig l. Robert (1987). A Guide to human resource development, 3 rd. ed. N.Y: MC Graw- Hill.– Hill.

Customs Co - OPeration Council (1997). Training System Development, A Guid the Trainig Manager.

Griffiths, ken and Williams, Rechard (1998). A leaning Approch to change, Gower.

Goldstein, Irwin (1993. Training in organizations; Brooks/cole publication co. 

Kaufman, R., Herman, J., and Watters, K. (1996). Eductional Planning: sterategic, tactical, operational. Lancaster, PA: Technomic prouducts.

Kaufman, Roger, Mayer, Hanna, and Aliciam., (1993). Needs Assessment:  A Users Guide to Educational Technology; Publication: Englewood Cliffs, New Jersey.

Rouda Robert  and Kusy, Jr. Mitchell E (1996) Needs Assessment the First Step see in: http ://www.alumni: caltech.edu/~rouda/T2-NA.html.

Singer G. Marc (1990); Human Reso urce Management, Boston: PWS - Kent.

Stout, Sunny (1993). Managing Training, Kogan Page, London.

Soriano, Fernadol. (1997). Conducting Needs Assessment: A Multidisciplinary Approach, SAGE publisher, Torento.
Schein, E.H.(1980). Organizational Psyschology. Englwood Cliffs. NJ, Prentice Hall.

Truelove, Steve (1997) Trainig in Practice, Blackwell.

U.S Merit Systems Protection Board (1995), Leadership for change, Human Resources Development in The Federal Government.

Woodall, Jean and Winstantly, Diana (1998). Management Development, Strategy and Practice, Blackwell.